La importancia del presupuesto en un evento

Detallar el objetivo del evento que nos disponemos a planear debe ser una tarea básica, antes de realizar un presupuesto.

Establecer los gastos y moderar costos son prioridades para cualquier tipo de evento, ya sea personal o empresarial es una tarea esencial para el éxito del mismo.

“El presupuesto es una herramienta de planificación”, la cual ayudará a tener una perspectiva más clara y realista de los recursos económicos y materiales que se necesitarán para el desarrollo del evento.

A partir del momento en que se planea la realización de un presupuesto, están una serie de inquietudes que se deben responder:

-“El presupuesto se ajustará al evento" o si "el evento se ajustará al presupuesto"

-Contará con ingresos de los invitados como en el caso de los eventos empresariales (inscripciones, donaciones, compra de boletos)

-Si contará con el apoyo de padrinos o patrocinadores

-Considerar la cantidad y perfil de los invitados

-Tipo de evento, duración y programa de actividades que van a estar llevando a cabo en el evento

-Evaluar opciones de lugar donde queremos que se haga el evento

"Sin un presupuesto, usted no tiene manera de administrar sus gastos. No sabe si habrá fondos suficientes para cubrir los gastos de los eventos, lo que puede resultar como una deuda después del evento. A través del presupuesto, el plan de un límite para cada gasto es importante"

Para hacerte más fácil la planificación, te dejamos una breve lista de gastos que podrías tomar en cuenta para tu evento:

Renta del lugar

Gastos técnicos (luces, escenarios, sonido, decoración)

Fotografía y video

Alimentos y Bebidas

Viáticos, transporte, alojamientos (en caso de que hagas tu fiesta en un lugar a donde tus invitados tengan que viajar y alojarse en algún hotel, por ejemplo)

Seguridad (si quieres que tu evento sea algo muy privado)

Limpieza

Material para promoción de tu negocio o regalos y recuerditos

Imprevistos (nunca faltan, así que te recomiendo que guardes una cantidad que puedas utilizar el día del evento por si algo se te olvidó)

¡No lo olvides!

Al momento de hacer un presupuesto, toma en cuenta poner fecha de validez de los precios, ya que los costos pueden variar de una semana a otra.

Mándanos tu opinión, ¿crees que es importante el presupuesto?